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Reopening Schools Update from Superintendent Sanders

Mensaje en español se encuentra al final.

July 8, 2020

Dear Students, Families and Staff,

As I have previously shared, we established an internal team in late May to develop teaching and learning plans for the 2020-21 school year.  We knew that feedback would be necessary before we finalized any plans. Central to all our decisions must remain student and staff safety.

After our June 29 update to the Board of Education, we immediately distributed a survey to both staff and families about reopening schools.  Further, we formed subcommittees with representatives of the Elgin Teachers Association, educational support personnel, administrators, parents, and members of the larger community.  Those teams have been working on options for next school year.

Today I am writing to share a high-level overview of the survey results, and my initial thoughts and direction as we continue preparations for 2020-21. You can also view the survey results on our COVID-19 site here

Over 3,000 staff and 13,000 families completed the survey. Some of the highlights include:

  • The most important assurances families and staff want include 1) strict 6-foot social distancing and limiting group sizes, 2) the use of face coverings at all times, even when social distancing is maintained, and 3) clear protocols for communicating cases of COVID-19.
  • Results are fairly split between families and staff wanting to return to in-person instruction every day, those that want a hybrid or blended learning approach, and those wanting full-time distance learning.  The hybrid approach - where students attend in-person some days and work remotely others - gained the largest percentage of acceptance among staff and families.
  • Within the hybrid model, staff and parents also tend to prefer having students attend alternating days each week, such as Tuesday and Thursday, or Wednesday and Friday. While a large percentage of staff and families are ready to return for in-person instruction with appropriate safeguards aligned to CDC guidelines, there remain families and staff that would still prefer full-time distance learning.
  • Health and wellness of our students and staff are the highest priorities for all of us, which is clear in the survey results and the comments.

I think we can all agree that our desire is to eventually return to in-person instruction on a daily basis, safely.  However, there is no way to ensure student and staff safety AND have in-person instruction every day for all students.  At least not at the start of the school year.

As such, I am asking our subcommittees to continue their work in providing for a hybrid learning model with students attending in-person on a regular basis, but not daily, for the foreseeable future.  From our survey, we know 29 percent of parents say they would prefer to start the year in full-time distance learning, and another 12 percent say they would not allow their student to return for any in-person instruction.  We will be following up with families and staff to determine with more specificity which students plan to return under our hybrid instructional model and which students plan to only return for full-time distance learning. 

Our instruction in both the hybrid model and distance learning will be different than the distance learning students experienced from March 13 through the end of the 2019-20 school year, and will more closely align with in-person expectations. Students will be assessed and issued grades aligned to standards, regardless of instructional setting. Unlike last spring, all student work will count towards the determination of the student’s performance level.  Ongoing engagement will be expected and closely monitored.  We will also provide more training on our learning management system, Canvas, so that students and teachers can engage with each other daily on one consistent Districtwide platform rather than several.

I am also asking the subcommittees to consider a slower roll-out of the hybrid model such that during the first few weeks of school we bring in smaller groups of students (meaning a child may only be in-person in a school once or twice within the first few weeks).  This will allow staff and students the ability to build relationships, to review expectations around both academics and health and wellness, and build up our comfort level with the return to school.  We have been isolated from each other and we will return to our buildings under new social contracts to wear masks, wash our hands frequently, and maintain social distance. We will need to develop and practice these new skills thoughtfully in a nurturing and safe environment.

Let me emphasize that we will all need to be agile and patient.  Even my above guidance to the teams planning for the school year may change.  We receive updated guidance from state and local authorities on a regular basis, and we all are aware of spikes in COVID-19 cases as some states have reopened.  Any number of things may cause us to shift directions. 

Sincerely,

Tony Sanders

Superintendent


Estimados estudiantes, familias y personal, 

Como he compartido anteriormente, a finales de mayo establecimos un equipo interno para desarrollar los planes de enseñanza y aprendizaje para el año escolar 2020-21. Sabíamos que necesitaríamos saber su opinión para finalizar cualquier plan. La seguridad de los estudiantes y el personal debe seguir siendo nuestra prioridad en nuestra toma de decisiones. 

Inmediatamente después de actualizar a la Junta Educativa en la reunión el 29 de junio, les enviamos una encuesta al personal y a las familias sobre la reapertura de las escuelas. Además, formamos subcomités con representantes de la Asociación de Maestros de Elgin, personal de apoyo educativo, administradores, padres y miembros de nuestras comunidades. Estos equipos han estado trabajando en establecer opciones para el próximo año escolar.  

Hoy les escribo para compartir un panorama de alto nivel de los resultados de la encuesta, y mis pensamientos y dirección inicial mientras continuamos los preparativos para el 2020-21. También puede ver los resultados en nuestro sitio web COVID-19 aquí.  

Más de 3,000 miembros del personal y 13,000 familias completaron la encuesta. Algunos de los puntos claves son los siguientes:

  • Las afirmaciones más importantes que las familias y el personal quieren incluyen 1) distanciamiento social estricto de 6 pies y limitar el tamaño de los grupos, 2) el uso de cubrebocas en todo momento, incluso cuando se mantiene el distanciamiento social, y 3) protocolos claros para comunicar casos de COVID-19.
  • Los resultados están divididos relativamente entre las familias y el personal que quieren volver a clases en persona todos los días, los que quieren un enfoque de aprendizaje híbrido o combinado, y los que quieren aprendizaje a distancia de tiempo completo. El enfoque híbrido - donde los estudiantes asisten en persona algunos días y otros días trabajan a distancia- obtuvo el mayor porcentaje de aceptación entre el personal y las familias.
  • Dentro del modelo híbrido, el personal y los padres también tienden a preferir que los estudiantes asistan días alternos cada semana, como martes y jueves, o miércoles y viernes. Aunque un gran porcentaje del personal y las familias están dispuestos a regresar para recibir instrucción en persona con medidas de seguridad adecuadas que se ajusten a las guías de los Centros para el Control y Prevención de Enfermedades (CDC, por sus siglas en inglés), sigue habiendo familias y personal que prefieren la enseñanza a distancia de tiempo completo.
  • La salud y el bienestar de nuestros estudiantes y personal son nuestras prioridades primordiales, lo que está claro en los resultados de la encuesta y los comentarios.

Creo que todos estamos de acuerdo en que nuestro deseo es volver de manera segura a clases en persona todos los días. Sin embargo, no hay manera de garantizar la seguridad de los estudiantes y el personal y al mismo tiempo tener clases en persona todos los días para todos los estudiantes. Al menos no al comienzo del año escolar.

Así que, les pido a nuestros subcomités que continúen su labor de proporcionar un modelo de aprendizaje híbrido con estudiantes que asistan en persona, pero no diariamente, por ahora. Por medio de nuestra encuesta, sabemos que el 29 por ciento de los padres dicen que prefieren comenzar el año con un aprendizaje a distancia a tiempo completo, y otro 12 por ciento dicen que no permitirán que su estudiante regrese para cualquier tipo de instrucción en persona. Haremos un seguimiento con las familias y el personal para determinar con más claridad cuáles estudiantes planean regresar bajo nuestro modelo híbrido de instrucción y cuáles estudiantes planean regresar solamente para el aprendizaje a distancia de tiempo completo.

Nuestra instrucción en ambos modelos, el híbrido o aprendizaje a distancia será diferente al que participaron los estudiantes del 13 de marzo hasta el final del año escolar 2019-20, y se alineará más cercanamente con las expectativas de la enseñanza en persona. Los estudiantes serán evaluados y recibirán una calificación que se alinea a los estándares, independientemente del ambiente de instrucción. A diferencia de la primavera, todo el trabajo de los estudiantes contará para determinar el nivel de desempeño del estudiante. Se espera la participación continua y se supervisará de cerca. También proporcionaremos más capacitación sobre nuestro sistema de aprendizaje llamado Canvas para que los estudiantes y maestros puedan interactuar diariamente a través de una misma plataforma a través del Distrito en lugar de usar diferentes plataformas. 

También les pido a los subcomités que consideren una implementación más lenta del modelo híbrido para que durante las primeras semanas de la escuela haya grupos más pequeños de estudiantes (lo que significa que dentro de las primeras semanas, un niño puede asistir en persona a una escuela solo una o dos veces). Esto les brindará al personal y los estudiantes la oportunidad de desarrollar relaciones, repasar las expectativas en cuanto a lo académico y salud y bienestar, y establecer nuestro nivel de confort con el regreso a la escuela. Hemos estado aislados y volveremos a nuestras escuelas bajo nuevos acuerdos sociales de usar máscaras, lavarnos las manos con frecuencia y mantener la distancia social. Necesitaremos desarrollar y practicar estas nuevas prácticas cuidadosamente dentro de un ambiente enriquecedor y seguro.

Permítanme enfatizar que todos tendremos que ser ágiles y pacientes. Incluso mis indicaciones a los equipos que planean la escuela pueden cambiar. Regularmente recibimos dirección actualizada de las autoridades estatales y locales, y todos estamos conscientes de los brotes en los casos de COVID-19 ya que  algunos de los estados han reinaugurado sus operaciones. Cualquier cantidad de cosas pueden hacernos cambiar de dirección.

 

Atentamente,

Tony Sanders

Superintendente